Ufficio Estero: Professionalità e Compiti

Post pubblicato il 02 Luglio 2008

Dr. Marco Curti – Consulente e formatore esperto Area Export
Dr. Curti, grazie alla sua lunghissima esperienza nel settore export, ci può indicare che cosa serve e quali caratteristiche deve avere un giovane che vuole operare in azienda nell‘Area Export?
Partiamo innanzitutto dalla descrizione standard di un ufficio Export di una PMI. Lo staff dell’Ufficio estero è composto generalmente dal Direttore Commerciale, Export Manager, Sales Manager (di area, canale o clientela, prodotto), segreteria o staff di supporto alle vendite.
L’Export Manager si occupa di vari compiti:

  • Propone alla Direzione Commerciale la strategia e politica di vendita
  • Collabora alla definizione della politica dei prezzi e delle attività promozionali suportando la Direzione Commerciale
  • Assegna gli obiettivi di vendita agli Area Manager motivando continuamente i venditori
  • Si occupa direttamente dei clienti più importanti e strategici
  • Organizza e gestisce le riunioni con glia rea manager e partecipa alle riunioni di prodotto con la Direzione Commerciale
  • E’il responsabile del Budget export
  • Controlla pagamenti e tempistiche
  • Analizza gli ordini in arrivo
  • Interviene ove vi siano reclami o resi
  • Coordina l’attività dell’Ufficio Export
  • Lo staff di segreteria invece:
  • Tiene i rapporti telefonici con la rete di vendita
  • Opera come referente interno per il cliente
  • Può essere chiamato a riunioni della forza vendita  come supporto al commerciale
  • Può partecipare a fiere all’estero assistendo l’area commerciale
  • Riceve gli ordini
  • Redige la corrispondenza d’ufficio
  • Redige statistiche per conto e su istruzione del commerciale
  • Segue le pratiche burocratiche di esecuzione ordini durante tutti gli stadi
  • Supporta l’organizzazione di fiere, Meeting forza vendita, viaggi del commerciale estero, visita i clienti in azienda.

Quindi secondo lei che caratteristiche occorrono per lavorare in questo ambito?
Tutti, trovano la loro professionalità in:

  • Cultura  personale e personalità
  • Preparazione professionale specifica sia tecnica che psicologica
  • Esperienza
  • Senso di responsabilità
  • Dedizione al lavoro
  • Creatività e capacità propositiva
  • Coraggio delle proprie scelte e riconoscimento delle altrui valenze

Certamente ognuna di queste figure ha diverse prerogative nello svolgimento dei suoi compiti. Possiamo comunque asserire che al dilà delle conoscenze professionali obbligatorie per chi voglia lavorare in questo settore: lingue, informatica, contrattualistica internazionale, diritto d’impresa, elementi di economia e finanza, export management, tecniche di vendita all’estero, …. vi sono delle caratteristiche attitudinali e motivazionali altrettanto importanti per poter espletare al meglio le funzioni professionali in area Export.
E cioè?
Il Direttore commerciale certamente è bene che abbia una cultura che vada oltre la conoscenza del Business: una cultura che lo porti ad interessarsi sia degli aspetti più generali dell’economia e della politica sia di arti, hobby e conoscenze di fatti che gli permettano sempre di mantenere un giusto confronto di pubblica relazione. Dovrebbe avere grandi doti di leadership perchè oltre agli aspetti tecnici deve avere anche una grossa capacità di guida e gestione di gruppo che permetta di ottenere il massimo risultato possibile. Ciò vale anche per l‘Export Manager in quanto a capo di un gruppo e responsabile di un’area business. Nel caso dell’Export Manager si può sottolineare sia la grande sensibilità che deve avere nei rapporti con le persone, dato il suo continuo contatto con operatori potenzialmente provenienti da qualsiasi parte del mondo, sia, per la stessa ragione, la vasta conoscenza di abitudini ed usi sia a livello umano che di business.
Per quanto riguarda il Sales  Manager (Area Manger e Product Manger  o “agente-venditore”), rappresenta l’azienda all’estero con clienti o rete di vendita, è chiamato in prima persona e ad assumersi responsabilità durante ogni trattativa. Per tali ragioni esso gode di grande autonomia che, però, impone una grande professionalità che deve concretizzarsi soprattutto nella:

  • Predisposizione ai contatti umani
  • Capacità di analisi/sintesi
  • Disponibilità a viaggi frequenti
  • Capacità decisionali
  • Resistenza allo stress
  • Capacità negoziali
  • Capacità organizzative
  • Elevato senso di responsabilità

Spesso i giovani sono attratti dall‘Area Export perchè è quella che consente di viaggiare frequentemente. Lei cosa ci può dire al riguardo?
Per coloro, quindi che intendano inserirsi e lavorare nell’area Commerciale estero, possiamo dire che viaggiare è si un aspetto affascinante del lavoro ma che in realtà comporta una totale dedizione al lavoro sia nella flessibilità della gestione dei tempi quotidiani sia nell’elasticità dei comportamenti da tenere. Non è certamente una professione priva di momenti di stress ma è altrettanto garante di soddisfazione.